Mise à jour 2024 : Votre guide complet des affichages obligatoires entreprise
En tant qu’employeur, vous devez respecter la législation et assurer la communication de certaines informations à vos salariés. Notre guide mise à jour en 2024 vous dévoile quels affichages obligatoires en entreprise vous devez mettre en place et comment éviter les pénalités liées à toute non-conformité aux affichages obligatoires entreprise.
Les affichages obligatoires en entreprise : pourquoi et comment ?
D’abord, il est essentiel de comprendre que l’affichage obligatoire en entreprise n’est pas une option, mais une obligation légale. Chaque entreprise, dès l’embauche de son premier salarié, se doit de se conformer aux obligations d’affichage. Il s’agit notamment d’informer les employés sur des sujets aussi variés que la santé et la sécurité au travail ou les conditions de travail. Les informations de l'affichage obligatoire servent de points de repère pour les employés et garantissent que l’entreprise se conforme au Code du travail. Pour les employés détachés à l’étranger, des informations supplémentaires doivent également être communiquées, assurant une transparence totale avant leur départ.Les étapes clés pour être en conformité
Pour que l’affichage en entreprise remplisse sa fonction, il doit être :
- Un affichage complet, c’est-à-dire qu’il doit couvrir toutes les informations requises par la législation actuelle
- Visible et accessible par tous les salariés, il convient de le placer dans un espace fréquenté par tous, tel que la salle de repos ou près des horloges pointeuses, pour garantir que chaque employé puisse le consulter à tout moment dans les locaux.
- Actualisé en fonction des évolutions législatives et des changements au sein de la structure de l’entreprise.
Les informations à afficher impérativement en 2024
Mais quelles sont les informations qui méritent une telle attention ?
Parmi les incontournables, on retrouve:
- Les coordonnées de l’inspection du travail
- Les détails sur la médecine du travail
- Les consignes de sécurité et d’incendie
- les numéros des services d'urgence
- Les horaires de travail
- Les temps de repos
- Les règles autour des congés payés
- Les interdictions de fumer et de vapoter
- Le lieu de consultation du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER)
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Coordonnées de l'inspection du travail
Les coordonnées de l’inspection du travail doivent être clairement affichées pour guider les salariés en cas de besoin. L’employeur est tenu de présenter ces informations, incluant le nom et le numéro de l’inspecteur compétent.
Informations sur la médecine du travail
Les informations concernant la médecine du travail doivent être affiché, permettant aux salariés de connaître le médecin ou le service de santé au travail compétent pour leur entreprise.
L’employeur a donc l’obligation d’informer ses employés sur l’adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail ou du service de santé au travail concerné, conformément au code de la santé.
Consignes de sécurité et d'incendie
Il est crucial d'afficher les consignes de sécurité et d'incendie conformément à la norme NF EN ISO 7010, incluant les procédures d'évacuation et les responsables du matériel de secours, pour une réaction efficace en cas d'urgence.
Horaires de travail et temps de repos
L'affichage des horaires de travail et des temps de repos est obligatoire pour informer les salariés de leur organisation quotidienne et assurer le respect de la réglementation.
Règles concernant les congés payés
Les modalités des congés payés, incluant la période et l'ordre des départs, doivent être communiquées clairement aux salariés pour une planification efficace des vacances.
Interdictions de fumer et de vapoter
Les règles strictes sur l'interdiction de fumer et de vapoter dans l'entreprise doivent être affichées pour préserver la santé des employés, avec des indications claires sur les espaces concernés.
Lieu de consultation du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER)
Le DUER doit être mis à disposition des salariés, informant des risques professionnels et des mesures de prévention. un affichage doit mentionner le lieu de consultation du DUER.
Autres informations à communiquer par tous moyen aux salariés
Au-delà des informations qui doivent figurer sur les panneaux d’affichage, d’autres contenus importants doivent être communiqués aux salariés. Ces informations peuvent être transmises par des moyens alternatifs comme l’intranet de l’entreprise ou par e-mail. Cette flexibilité permet une diffusion large et efficace, s’assurant que tous les employés, quel que soit leur lieu de travail, sont bien informés.
Il est important de noter que les informations concernant le processus d’embauche doivent être communiquées au salarié de manière à ce que la date soit certaine, par écrit ou par tout autre moyen conforme. De plus, pour les employés embauchés avant le 1er novembre 2023, il est possible de demander des informations relatives à leur embauche si celles-ci n’ont pas été communiquées initialement, en respectant les mêmes modalités que pour les nouvelles embauches.
Lutte contre les discriminations et le harcèlement moral et sexuel, diffusion par tout moyen
L’employeur doit promouvoir un environnement de travail exempt de discriminations et de harcèlement, en respectant la législation et en sanctionnant tout comportement discriminatoire. Il est essentiel d'afficher les coordonnées du Défenseur des droits pour aider les salariés en cas d'incidents.
Convention collective et accords collectifs (diffusion par tout moyen)
Il est impératif d'informer les salariés sur la convention collective et les accords collectifs régissant les conditions de travail, en rendant ces documents facilement accessibles et en mettant en évidence les changements à travers un affichage dédié.
Règlement intérieur
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, l’affichage du règlement intérieur est obligatoire. Ce document, qui doit être visible par tous, précise les règles concernant l’hygiène, la sécurité et la discipline au travail.
Comment choisir et installer un panneau d'affichage obligatoire ?
Sélectionner et mettre en place un panneau d’affichage obligatoire peut sembler être une tâche simple, mais plusieurs critères doivent être pris en compte pour garantir son efficacité. La clarté et la durabilité sont des aspects essentiels à considérer lors du choix du panneau. Mais comment s’y prendre pour choisir le panneau qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise ?
Pour commencer, un format A2 ou A3 est généralement recommandé pour assurer une lisibilité optimale. Il est également préférable de choisir un panneau plastifié, ce qui prolongera sa durée de vie et permettra d’écrire et d’effacer des informations au besoin. Mais la qualité du panneau ne fait pas tout, son emplacement est tout aussi crucial.
Il existe une version modifiable dans un support mural format A4 avec 15 page qui détails tout les points. L'espace occupé est faible et dès qu'il y a une modification on ne remplace que la page au lieu de remplacer tout le panneau à chaque fois.
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Critères de choix d'un panneau d'affichage conforme au code du travail
Choisir le bon panneau d’affichage pour votre entreprise est une décision qui ne doit pas être prise à la légère. Plusieurs critères doivent être évalués pour garantir que le panneau sera non seulement conforme aux normes, mais aussi efficace dans la communication des informations essentielles. Par exemple, il peut être judicieux d’opter pour un panneau protégé sous verre et fermant à clé, surtout pour les informations sensibles ou celles concernant le comité social et économique (CSE).
Les coûts peuvent également varier en fonction des caractéristiques et de la qualité du panneau choisi. Les prix peuvent aller d’une dizaine d’euros pour des panneaux simples à plusieurs centaines d’euros pour des ensembles plus complets et sécurisés. Il est donc important de trouver un équilibre entre les exigences budgétaires de l’entreprise et la nécessité d’avoir un panneau d’affichage qui remplit efficacement sa fonction.
Emplacement et installation du panneau
L’emplacement du panneau d’affichage est tout aussi important que son contenu. Pour être sûr que les informations atteignent leur public cible, le panneau doit être placé dans un endroit stratégique, visible de tous, comme l’entrée de l’entreprise ou un espace de vie commun. Cela permet d’assurer que les salariés ne manqueront pas de voir les informations affichées et pourront y accéder facilement lorsqu’ils en auront besoin.
Il est du devoir de l’employeur de fournir les panneaux d’affichage et les affiches nécessaires, tandis que le CSE est en charge de financer et de mettre à jour les documents placés sur le panneau fourni par l’employeur. Cette collaboration entre la direction et les représentants du personnel est essentielle pour maintenir un niveau d’information optimal et respecter les obligations légales.
Sanctions en cas de non-respect des obligations d'affichage
Ne pas respecter les obligations d’affichage n’est pas sans conséquences. Les entreprises qui omettent ces informations cruciales s’exposent à des sanctions qui peuvent être lourdes de conséquences. Mais quelles sont précisément ces sanctions et comment peuvent-elles affecter l’entreprise ?
- Amendes financières
- Perte de réputation
- Litiges juridiques
Des amendes administratives peuvent aller jusqu’à 1 500 euros par infraction, un montant non négligeable pour toute entreprise. En cas de manquements plus sérieux, les amendes peuvent grimper jusqu’à 10 000 euros, et des peines d’emprisonnement peuvent également être prononcées. Outre les sanctions financières, le non-respect des obligations d’affichage peut aussi entraîner des sanctions pénales, incluant des amendes et, dans certains cas, de la prison.
De plus, si un accident de travail survient en raison d’un manque d’information sur les risques, la responsabilité de l’employeur peut être engagée, avec des conséquences juridiques et financières importantes. Il est donc dans l’intérêt de chaque entreprise de prendre au sérieux ses obligations d’affichage pour éviter ces risques.
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Questions sur l'affichage obligatoire en entreprise
1. Où se procurer les affichages obligatoires ?
Vous pouvez vous procurer les affichages obligatoires conforme sur les sites affichage-pro.fr, Affichage-obligatoire.net, signaletique-pro.fr, centre-national-droit-du-travail.fr, convention.fr, securimed.fr, qui propose des affichages certifiés conformes, quelle que soit la taille de votre institution.
2. Quelles sont les 5 obligations de l'employeur ?
Les obligations de l'employeur comprennent le respect du salaire minimum et des avantages sociaux, la garantie de la sécurité au travail, le respect des normes de temps de travail, la clarté des relations contractuelles et la protection des droits des employés. Cependant, il doit également fournir du travail et les moyens pour y parvenir, assurer une rémunération, la santé et la sécurité, la formation, ainsi que l'entretien et l'évolution professionnelle des employés.
3. peut on faire soit même les affichages obligatoires entreprise ?
Oui, un employeur peut fabriquer lui-même les affichages obligatoires en entreprise, en respectant les informations requises. Il a le choix entre les produire ou les acheter, sans normes strictes sur le format, mais doit garantir la conformité légale des affichages réalisés.
4. le contenu d'un affichage obligatoire change t'il en fonction du nombre de salariés ?
Oui, le contenu de l'affichage obligatoire varie en fonction du nombre de salariés dans l'entreprise. Les obligations d'affichage diffèrent selon l'effectif, avec des informations spécifiques pour les entreprises de différentes tailles. Certaines informations doivent être affichées pour toutes les entreprises, tandis que d'autres dépendent du nombre d'employés.
5. peut on télécharger un affichage obligatoire pour une entreprise gratuitement ?
Plusieurs sites web proposent de télécharger des modèles d'affichages obligatoires or la législation évolue et on ne sait pas s'ils sont encore conformes à la réglementation, il faut se renseigner avant.
6. qui est responsable de l'affichage obligatoire en entreprise ?
L'employeur est responsable de l'affichage obligatoire dans l'entreprise, sous peine de sanctions. Il doit afficher ou diffuser certaines informations légales, avec des obligations qui varient selon l'effectif de l'entreprise.
7. l'affichage obligatoire est il obligatoire pour la fonction publique ?
Il y a des règles d'affichage qui s'applique également à la fonction publique. Les fonctionnaires ont des droits et obligations spécifiques, dont l'obligation d'afficher certaines informations légales dans leurs locaux, comme l'affichage des règles déontologiques, des droits et devoirs, ainsi que des coordonnées des référents, avec des variations selon la taille de l'administration.
8. L'affichage obligatoire est il obligatoire pour les auto-entrepreneurs ?
Non, ils n'ont pas de salariés.
9. comment remplir l'affichage obligatoire ?
Pour remplir l'affichage obligatoire, il est essentiel de suivre les directives légales en affichant les informations requises telles que les conventions collectives, les horaires de travail, les coordonnées des représentants du personnel, etc. Il est recommandé d'utiliser des modèles conformes à la réglementation et de veiller à ce que les affichages soient lisibles, accessibles et à jour pour tous les employés.
10. comment mettre en place l'affichage obligatoire si on n'a pas de locaux ?
Pour mettre en place l'affichage obligatoire sans disposer de locaux, il est possible d'utiliser des solutions alternatives telles que :
- Opter pour un affichage en ligne sur un intranet sécurisé accessible à distance pour les employés.
- Envoyer par email les informations légales et obligatoires aux salariés, en veillant à ce qu'ils les consultent et confirme avoir reçu l'information.
- Afficher les informations sur un tableau d'affichage virtuel ou une plateforme dédiée accessible à tous les employés, garantissant ainsi la diffusion des informations requises malgré l'absence de locaux physiques
11. L'affichage obligatoire est il le même quelque soit le secteur d'activité de mon entreprise ?
Les information de l'affichage obligatoire reste les même à afficher quelque soit le secteur, cependant certains secteur ont des informations supplémentaires à afficher comme le bâtiments, le spectacle vivant. D'autre affichages qui ne concerne pas les salariés mais les clients sont également à mettre en place comme par exemple l'affichage du prix des prestations. Sur le site affichage-obligatoire.net il y a un menu dédié au affichages obligatoires par secteur d'activité.
12. Y a t'il une obligation d'affichage pour : Pme, micro entreprise, commerçant, association, artisan, etc...
La règle est simple, l'affichage devient obligatoire à partir du premier salarié.
13. comment faire avec l'affichage obligatoire pour les travailleur distant ?
Bien que l'affichage physique reste obligatoire dans l'entreprise, des solutions alternatives peuvent être mises en place pour informer les salariés à distance, comme l'envoi par email ou la publication sur un intranet sécurisé. L'employeur doit s'assurer que tous les employés, y compris ceux en télétravail, ont accès aux informations légales requises
14. Peut on trouver un affichage obligatoire gratuitement ?
Pour l'obtenir gratuitement, deux solutions : 1. on le fait soit même en se connectant à la page du service Public, 2. on trouve un modèle gratuit et conforme à jour.